Recht und Steuern

Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet – was jetzt auf Unternehmen zukommt

Das kommt jetzt auf die Unternehmen zu:

Beschäftigungsgeber mit einer Zahl von mehr als 249 Mitarbeitenden haben nun weniger als einen Monat Zeit, ein geeignetes System zum Schutz von Hinweisgebern zu implementieren. Eine letzte Schonfrist gibt es allerdings: erst nach weiteren 6 Monaten können Bußgelder bis zu 50.000 Euro wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt werden. Zwar haben Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mit einer Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023 noch etwas mehr Zeit, aber auch für sie ist es ratsam, sich umgehend mit der Thematik auseinanderzusetzen. Zunächst gilt es für Betriebe, sich über die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu informieren. Anschließend müssen sie ein Konzept zur Schaffung einer internen Meldestelle entwickeln, Mitarbeiter für die Bearbeitung eingehender Meldungen schulen und klare Richtlinien für den Umgang mit eingehenden Hinweisen definieren.
Neben der Möglichkeit, schriftlich oder mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Und bei allem gilt: Daten im Zusammenhang mit der Meldung müssen DSGVO-konform verarbeitet werden.

Dafür haben sich die IHKs auf Bundes- und auf Landesebene eingesetzt:

Die beiden wichtigsten Forderungen, die von der Deutschen Industrie- und Handelskammer – zuletzt in der zweiten Anhörung im Rechtsausschuss des Deutschen Bundestages – gestellt wurden, sind in der nun verabschiedeten Gesetzesversion erfüllt worden:
  1. Keine Verpflichtung für Unternehmen, einen anonymen Meldekanal einzurichten.
    Beschäftigungsgeber sollten zwar gem. § 16 Abs. 1 HinSchG anonyme Meldungen bearbeiten. Eine Verpflichtung, die Meldestelle so einzurichten, dass auch anonyme Meldungen möglich sind, besteht jedoch ausdrücklich nicht. Die IHKs haben sich im gesamten Gesetzgebungsverfahren stets gegen eine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle eingesetzt, damit insbesondere kleine und mittlere Unternehmen selbst entscheiden können, wie sie eine Bearbeitung anonymer Meldungen sicherstellen und ob sie dafür einen anonymen Meldekanal einrichten wollen oder nicht.
  2. Deutlicher Anreiz für Hinweisgeber, sich mit ihrem Anliegen zunächst einen internen Meldekanal zu wenden.
    Dies bringt im Ergebnis erhebliche Rechtssicherheit für Unternehmen: Gem. § 7 Abs. 3 HinSchG dürfen Beschäftigungsgeber die Meldung bei externen Stellen weder beschränken noch erschweren. Bislang war jedoch unklar, ob Behörden unternehmerischen Maßnahmen noch als zulässigen Anreiz einordnen oder schon als unzulässige, bußgeldbewehrte Erschwerung. Mit der nun verabschiedeten Fassung des HinSchG werden Hinweisgeber in § 7 Abs. 1 explizit aufgefordert, sich zunächst an eine interne Meldestelle zu wenden, sofern sie keine Repressalien befürchten und auf diese Weise wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann. 

Was die IHKs tun

  1. Anlaufstelle für Mitgliedsunternehmen: Die IHKs fungieren als Anlaufstelle für ihre Mitgliedsunternehmen, die sich jetzt einen Überblick über die Anforderungen des HinSchG verschaffen wollen. Sie beraten zu verschiedene Möglichkeiten, wie eine interne Meldestelle aufgebaut und implementiert werden kann. Dabei steht im Vordergrund, potenziellen Hinweisgebern die Abgabe einer Meldung so einfach wie möglich zu machen, denn auf diese Weise kann letztlich vermieden werden, dass sich Hinweisgebende an externe Meldestellen wenden.
  2. Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle: Für kleinere und mittlere Unternehmen von 50 bis 249 Beschäftigten ermöglicht das Gesetz in § 14 Abs. 2 die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle. Dies dürfte eine interessante Möglichkeit für KMUs sein, den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu entsprechen. Hier stehen die IHKs in Rheinland-Pfalz ebenfalls mit Rat und Tat zur Seite und vernetzen interessierte Mitgliedsunternehmen miteinander, um die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle auf den Weg zu bringen.
  3. Webinar zum HinSchG: In einem kostenlosen Webinar der rheinland-pfälzischen IHKs informiert Herr Prof. Dr. Spaetgens (Spaetgens Rechtsanwälte, Trier) über die wichtigsten Aspekte des HinSchG und zeigt auf, welche Schritte jetzt unternommen werden müssen. Unternehmen erhalten außerdem konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand, damit sie die Anforderungen des HinSchG erfolgreich umsetzen können. Weitere Informationen hier.